EC Adapt en uw privacy (In ontwikkeling)

In deze verkorte privacy-verklaring leest uw:

  • Met welk doel EC Adapt persoonsgegevens verzamelt en de bewaartermijn daarvan,
  • Op welke wijze EC Adapt borgt dat gegevens veilig verwerkt en bewaard worden alsmede de opslagtermijn en
  • Welke rechten de eigenaar van deze gegevens heeft tot inzage, rectificatie en de klachtenregeling
  • Het volledige Privacy Protocol van EC Adapt leest u hier.

Doel van de gegevens die wij verzamelen

Expertisecentrum Adapt zet zich in voor leerlingbegeleiding en schoolontwikkeling van scholen binnen het basisonderwijs. De orthopedagogen van EC Adapt verwerken persoonsgegevens van kinderen die onderzocht worden. Het gaat hierbij alleen om gegevens die noodzakelijk zijn voor de juiste identificatie van de betreffende persoon. Dit zijn voor- en familienaam, woon- en mailadres en geboortedatum.

EC Adapt vraagt geen andere persoonsgegevens.

Een volledige beschrijving van de doelen en de verwerking van gegevens vindt u in de Werkwijzer van EC Adapt. Onderaan deze pagina ziet u de link naar dit document.

Verwerking en opslag

Alle orthopedagogen werkzaam bij EC Adapt zijn vanwege de beroepscode gehouden aan de kwalitatieve morele en ethische regels die bij de beroepsuitoefening van belang zijn. Zie de website van de NVO voor meer informatie hierover op https://www.nvo.nl/beroepscode-en-tuchtrecht.aspx Alle overige medewerkers hebben een verklaring voor veilig werken ondertekend.

Al onze data (zowel email als documenten) worden opgeslagen bij onze ICT-dienstverlener VWC te Kampen waarmee een Verwerkersovereenkomst conform het model van de PO-raad is afgesloten. Al onze medewerkers beschikken over een eigen uniek account. Indien een medewerker EC Adapt verlaat, dan worden alle rechten van die medewerker onmiddellijk beëindigd.

Voor uitwisseling van onze zorgdossiers met professionals in het veld (Bureau Jeugdzorg, GGZ enzovoort) wordt gebruik gemaakt van Kindkans waarmee ook een verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Voor uitwisseling van dossiers via mail met betrokken ouders wordt gebruik gemaakt van de professionele versie van Zivver. Deze versie maakt het mogelijk dat op basis van bedrijfsregels mail altijd beveiligd verzonden wordt. In zeldzame gevallen wordt een dossier via de reguliere post verzonden maar dan altijd op nadrukkelijk verzoek van de betreffende ouders.

De website EC Adapt bestaat alleen voor het verspreiden van informatie over de dienstverlening van EC Adapt en voor het inschrijven op cursussen. Omdat via dit laatste de persoonsgegevens van cursisten worden verzameld is deze website beveiligd met een SSL-certificaat. Er is géén koppeling tussen de gegevens op de website en de (kind)dossiers.

Bewaartermijn

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) dwingt orthopedagogen en psychologen tot het kiezen van een bewaartermijn. Deze termijn is afhankelijk van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en het dossier is aangelegd.

De beroepscodes geven het volgende aan: Na beëindiging van de professionele relatie bewaart de psycholoog het dossier een jaar of zo veel langer als noodzakelijk voor het doel waarvoor het dossier is aangelegd. Indien van toepassing houdt de psycholoog zich aan een wettelijk voorgeschreven bewaartermijn, dan wel wettelijk voorgeschreven. Het dossier wordt niet langer bewaard dan de van tevoren vastgestelde of voorgeschreven termijn (NIP 2015, artikel 36). De pedagoog bewaart het dossier vijftien jaar, of zoveel langer als nodig is voor de zorg van een goed orthopedagoog. De bewaartermijn wordt gerekend vanaf het jaar dat de professionele relatie is afgerond. De pedagoog die werkzaam is in het onderwijs kan beslissen om voor zijn dossiers de bewaartermijn aan te houden die geldt voor de school waar hij werkzaam is. (NVO 2017, artikel 34)

Uw rechten en bezwaren

  • U heeft recht op inzage van uw en uw kindgegevens overeenkomstig de NVO 2017, artikel 35
  • U heeft recht op rectificatie van gegevens. Zijn uw of uw kind gegevens fout doorgegeven, veranderd of door een fout verwerkt? Dan worden die aangepast als daarom gevraagd wordt. De exacte bepalingen zijn te lezen in NIP 2015, artikel 69 en NVO 2017, artikel 35.
  • U heeft recht op het indienen van een klacht. U kunt daarvoor terecht bij de Functionaris gegevensverwerking op het mailadres avg@vivente.nu  Bent u niet tevreden over de afhandeling van de klacht, dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Links naar relevante documenten